メールの出し方

Re:メールの書き方

あなたはこれからメールを書こうとしています。
メールを出す相手は初めての人ですか？
あなたはその人に初めてメールを出して好かれたいと思いますか、嫌われたいと思いますか。普通は好かれないまでも、特に相手に対する先入観で嫌悪感を持ってない限りは理由もなく嫌われたいとまで思う方はいないでしょう。
嫌われたいと思っていない方が初めての人に出すメールに挨拶も自己紹介もなく、いきなり「初心者です。何々はどうするのですか教えてください」と書いてメールを出す人がいます。
このような短絡な内容のメールを出せば、このメールを出した者はキーボードを叩いてメールを作成する能力があるけど、あまりに自己の欲求のみを申し出て他者に対する配慮のない、社会性が欠落したこらえ性のない人格だと解されることに思い当たらないのだろうと思います。
出しているメールの内容は変わっていても、己の要求だけを伝えるメールのなんと多い事かと思います。旅の恥はかき捨てならぬ、一期一会の相手のメールは、書き捨てにして恥にならないと思っているのでしょうか。
メールや掲示板で質問をされる方の多くは、初心者だから、という言葉を言い使う方がいます。質問の内容が初心者なのそのための質問なのでよいのですが、質問の仕方まで初心者なのでは人間性が疑われます。
まあ掲示板は答えてあげたい親切な人を当てにして書き込むだけなので、質問に対する回答を要求する相手が不特定多数なのでまだ良いとしても、メールは相手を特定して出すわけです。メールでも人としての接し方に礼儀はあるはずです。質の悪いいセールス電話のようなメールを出すのは止めましょう。
掲示板でも質問の内容以前に、なんら自分で調べる努力もしないで、何でも書き込めばよいというスタイルの人は、やはり回答者からその点で注意を受ける場合も多々あります。ましてあちらこちらの掲示板に同じ内容で質問をするタイプは論外です。
余談ながら必要以上にFAQを読みましょうとかの指摘する輩も、それが義憤のあまりの習い性的となっているのでしょうが、これも限度を超すと煩わしいですし、かえって初心者の居直り的な反論を呼ぶフレーム（決着のない論争）に発展する事があります。
ホームページを拝見させて頂いた作者に問い合わせや質問をする時は、それなりの誠意を持って社交辞令を取り入れたメールを書いてください。それができない者は第三者に対してメールを出すべきではありません。しかし人によってはどんな内容でも得るところはあるから、何か希望や質問があればmailが欲しいという人もいます。そんな方はコミュニケーションとして何らかのつながりを大切にしているのだろうと思いますが、そうでない人も多くいますので、可能な限りの配慮を払ってメールを出すようにしてください。

メールの書き方１

好かれないまでも嫌われないメールとはなんでしょうか？
メールは手紙と電話の中間的なスタイルで書けといわれます。
これは手紙のように改まることなく、電話のようにフランク過ぎることなくメールを書くということです。友達同士でちょっとしたことをメールでやり取りをするのも、電話や手紙と違ってまた楽しいものです。
メールを書くにあたって旧知であればお互いの人となりを既に知っているので、改まることなくメールを書いていけば良いですね。
でも、そのメールを出す相手が今回は初めての人です。
あなたはどうして初めての人にメールを出す気になったのでしょうか？
ホームページで共通の話題を見つけて質問してみたかったのでしょうか？
掲示板で知り合った人にメールを出そうと思ったのでしょうか？
いずれにしてもあなたから、その人に初めてメールを出そうと思ったわけです。
実際に初めての人に会いに行く時、あなたはどうしますか？
「こんにちは」ぐらいの挨拶はしませんか、常識としてするはずですね。
初めての人に出すメールも手紙と電話の中間的なスタイルで良いですが、これは挨拶や自己紹介をしなくて良いということではありません。ちゃんと「こんにちは（今日は）」「こんばんは（今晩は」との挨拶をしましょう。
挨拶をしたら自分は何処の誰かぐらいの自己紹介をしましょう。これは「私は東京在住の太郎です」程度で構いませんが、必ずするべき事柄です。メールなので詳しく自己紹介をする必要はありませんが、この程度の名乗りはしましょう。
そしてメールを書くきっかけになった作者のホームページについての軽い感想などを伝えて、相手に親しみを持ってもらうようにしましょう。ホームページの感想は作者としてとても興味のある事柄なはずです。
次に本文として用件を書きますが、その内容は可能な限り簡潔で明瞭にしましょう。簡潔にしましょうと言っても基本的な5W1Hを忘れないようにします。これを考慮してメールを書くとメール一つ書くにも時間がかかると思いますが、初めての人に出すメールはそれぐらいの時間と配慮を払うのは礼儀です。
5W1Hとは常に5W1Hを念頭において相手に意味の通じる文章を書くということです。特に日本語は主語・述語・数値にあいまいな表現が多く、それに慣れきっていると意味の通じるメールを一つ書くのにも苦労します（自省猛省の意味をこめて）。

Who・・・・だれが
When ・・・いつ
Where・・・どこで
What ・・・何を
Why・・・・なぜ
How・・・・どのように
用件についてですがその用件がホームページに関する事であれば、メールを送る前にそのホームページでその事について扱う内容の掲示板があれば、その質問は当然掲示板でするべきで事柄なのでわざわざメールを出して相手を煩わせるのはやめましょう。この場合はあなたはホームページ掲示板を利用するべきです。ただし質問より先にFAQ（ファクタリー・アスクド・クエスチョン＝しばしば良く聞かれる質問）を調べ、次に掲示板に検索機能があれば類するワードで下調べしてください。
メールでなく掲示板を利用したほうが良い理由とはなんでしょうか。その理由は掲示板を利用することによって、あなたの疑問とその回答はそれを閲覧する他のホームページ訪問者の方にも参考になるのです。それをメールという手段で個人で独り占めするべきではありませんし、己の都合だけでメールを書いて相手の時間を奪う事をしてはいけません。
以上は質問な事に対しメールや掲示板の利用方法ですが、今回は掲示板を利用する内容ではない用件をメールで相手に伝えるのだとしましょう。そして以上の事を念頭に置いてメールを作成し、ほぼメールが完成しました。

メールの書き方２

最後に文末としてメールを読んでいただく事に対して、簡単な謝辞を述べて締めくくりとしてください。
これでは堅苦しい手紙と変わりないではないかと思われるかもしれません。それは当然です。
初めて方にメールを出す場合の最低のマナーは、メールであっても略するべき事柄でありません。これは初めての人に手紙を出す時や電話を掛ける時と同じです。メールだからという区別のあるものではありません。手軽なメールだからと安直に考えてはいけません。このメール一つで会社を動かし何千万何億円といった取引さえ確実に行なえるのがメールなのです。
さてあなたが出したメールに返信メールが来ました。返信メールはあなたが相手に何か答を要求した場合の返答である場合は、あなたはその返答に対する対処についての簡単な報告と返答してくれたことに対してお礼のメールを送らなくてはいけません。人に何かしてもらったら「ありがとう」という言葉を忘れてはいけません。
さあ、そのお礼のメールを書きましょう。なるべく簡潔にそのメールによってどの事がどのように役立ったかを伝えて御礼のメールとします。実際にはお互いのメールの内容によって応変に内容を書いていきます。
そのお礼のメールを出すときの注意点としては、自分のメールを書いた末尾に相手のメールを署名部分も含めてそのまま引用して送り返す人が増えていますが、これはとんでもない礼儀知らずの失礼をしてしまうことになります。少なくとも一部の人はそう思っています。
特に契約事項や内容確認などのメールでなければ相手のメールを全文は引用しません。本文の中で必要な事だけ引用として残して、その引用に対して返信してください。
署名を引用で返すという事は相手から来た手紙の相手の住所氏名を切り取って、返信封筒の宛先として貼り付けて送り返している事になります。しかもその中に相手の手紙の本分も入れて送り返しているわけですから、二重の意味で相手を侮辱している事になります。もちろん好かれるわけはありません。
せっかく好かれないまでも嫌われないように注意を払って出したメールも、この御礼の返信メールに相手のメールを全て引用したままが全てを台無しにします。あなたはなんて無神経な人だと思われ嫌われる可能性が強くなります。引用は最低限度必要な部分にとどめてください。ただし注意点としては、多くのメールを受け取る人はメールの区分けが難しいので、引用を削除せずにそのまま送り返してほしいとの記述をする場合があります。その場合はその記述に従ってください。
引用は相手が書いた文章なので必要最低限度にして送り返すのがマナーです。自分の用件を書いたメールの文末に意味のない相手の全文引用はあなたの人間性まで疑われます。とにかく一般的なメールで、全文引用の返信メールは貰って嬉しくないメールだと認識してください。
メールソフトOutlook Expressは、返信メールヘッダー情報を一部次のように本文冒頭に表示します。

----- Original Message -----
From: "山田太郎" <tarou_yamad＠a,email,ne.jp>

To: <hanako_yamada＠a,email,ne,jp>

Sent: Monday, February 11, 2002 8:31 PM

Subject: メールのヘッダー情報

この情報もメール作成者が確認したら必要ないので削除しましょう。これは単に相手の何時何時のメール情報なので本文に残す必要はありません。

メールの書き方３

ちょっとした配慮でメールは楽しくもなるし、配慮のない無神経さであなたの人間性まで疑われるのがメールです。
メールを書くというのはあなたの人間を一部見せるという事です。飾る必要はありませんが最低限のマナーを持ってメールを書くようにしてください。
以上は初めて出すメールについての事柄ですが、これは既に友人や知古知人に出すメールにも応用できるものです。
メールを出す相手が常時多数のメールを受け取っている場合は、メールの相手を特定できないのであなたは相手が分ってくれていると思うでしょうが、相手にはあなたは分りません。メールに書いてあることに反応して返信を出してくれているで、メールの内容だけでメールをやり取りする場合があります。その場合のメールは相手の指示に従う事も必要です。要は臨機応変でしょうか。
さあここまで読んで来たあなたは、これからメールを出そうと思いますか、それとももうメールを出す事を止めますか？
何はともあれ、どこかにあなたからのメールを待っている人もいるかもしれませんよ。

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